Không gian làm việc chung – Coworking space là một hình thức làm việc ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp trẻ hiện nay. Mang đến cho doanh nghiệp những ưu điểm vượt trội, Coworking space thực sự là giải pháp làm việc hiệu quả. Vậy chi tiết về Coworking space là gì?
1. Không gian làm việc chung là gì?
Không gian làm việc chung được dịch ra từ cụm từ “Co-working space” trong Tiếng Anh. Trong đó “Co” là tên viết tắt của Cooperate hoặc Community (cộng đồng) và Working space chính là không gian làm việc. Hiểu đơn giản thì đây là hình thức làm việc chung với nhau trong cùng một không gian, có sự hợp tác, trao đổi, kết nối của tập thể hay cộng đồng.
Đặc điểm của không gian làm việc này là được thiết kế theo dạng không gian mở với đầy đủ cơ sở hạ tầng, vật chất như một văn phòng trọn gói. Đồng thời Co-working space sẽ có các khu vực, trang thiết bị phục vụ công việc, giải trí và thư giãn riêng. Điều này giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn có không gian làm việc độc lập và riêng tư.
2. Các hình thức cho thuê không gian làm việc chung
Hiện nay có rất nhiều hình thức cho thuê không gian làm việc chung nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Một vài hình thức nổi bật mà bạn có thể tham khảo như:
- Chỗ ngồi làm việc cố định: Đây là hình thức thuê một vị trí làm việc cố định, khách hàng sẽ thuê dài hạn, cố định theo tháng và có thể sử dụng phòng làm việc toàn thời gian.
- Chỗ ngồi làm việc linh hoạt: Đây là hình thức thuê văn phòng làm việc theo giờ, buổi hoặc ngày thay vì sử dụng toàn thời gian như chỗ làm việc cố định.
3. Không gian làm việc chung phù hợp với những ai?
Sở hữu cho mình những ưu điểm vượt trội hơn so với không gian làm việc truyền thống chính vì vậy không gian làm việc chung được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Song do một vài đặc tính đặc biệt, không gian này chỉ thích hợp với một số trường hợp như sau.
3.1. Phù hợp với Freelancer
Freelancer là những người làm việc tự do, họ sẽ không làm việc cố định cho bất kỳ một đơn vị nào mà làm việc cho nhiều công ty khác nhau. Chính vì vậy các Freelancer sẽ không bị ràng buộc về thời gian, không gian hay những quy định làm việc như dân công sở. Trái lại họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, mọi lúc mọi nơi miễn là đáp ứng được chất lượng và khối lượng công việc đã nhận.
Cũng chính vì lý do này các Freelancer có thể thoải mái lựa chọn không gian làm việc phù hợp và không gian làm việc chung chính là sự lựa chọn không thể hoàn hảo hơn. Thay vì đến các nơi ồn ào, dễ mất tập trung như quán cafe, quán net hay buồn chán trong nhà thì Freelancer có thể lựa chọn làm việc chung cùng tất cả mọi người. Tại đây mọi người có thể kết nối với nhau, thoải mái trao đổi các ý kiến, ý tưởng, giao lưu một cách dễ dàng hơn.
3.2. Phù hợp với các startups, công ty nhỏ
Các văn phòng truyền thống ở các thành phố lớn hiện nay có chi phí thuê, sửa chữa và thiết kế nội thất rất cao, tiêu tốn một khoản không nhỏ vào ngân sách của doanh nghiệp. Vì vậy đối với các startup hay công ty nhỏ thì đây lại không phải là phương pháp tối ưu nhất. Thay vào đó việc sử dụng không gian làm việc chung lại mang đến nhiều tiện ích và hiệu quả hơn.
Các không gian làm việc chung hiện nay đều được trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc giúp hỗ trợ tối đa nhân viên trong quá trình làm việc mà chi phí lại tiết kiệm hơn rất nhiều. Điều này sẽ giúp công ty tập trung phát triển vào các giá trị cốt lõi, mở rộng quan hệ kinh doanh và tìm kiếm nguồn nhân sự chất lượng.
Bên cạnh đó, ở các thành phố lớn là nơi tập trung nhiều nguồn nhân sự trẻ, nhiệt huyết nhưng lại khó gắn bó với một vị trí lâu dài. Điều này dẫn đến sự tăng giảm nhân sự thường xuyên của các doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí vận hành. Do đó các công ty nhỏ, mới thành lập, nguồn nhân sự chưa nhiều thì các khu văn phòng cho thuê làm việc chung sẽ là lựa chọn phù hợp và tiết kiệm hơn bao giờ hết. Ngoài ra với việc sử dụng mô hình văn phòng này sẽ giúp gia tăng hiệu suất làm việc cho nhân sự, cải thiện tinh thần làm việc, nâng cao sự sáng tạo.
3.3. Phù hợp với các nhóm dự án ngắn hạn
Không gian làm việc chung còn phù hợp với các nhóm dự án ngắn hạn nhờ vào tính linh hoạt, có thể đáp ứng được các tiện ích như phòng họp, bàn ghế làm việc, internet tốc độ cao… Không gian làm việc chung thường được thiết kế để hỗ trợ tối đa teamwork với các khu vực mở, phòng họp riêng tư.
Đối với các nhóm dự án ngắn hạn, việc thuê một không gian làm việc chung giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống. Đồng thời mang lại sự linh hoạt khi không bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn. Hơn thế nữa, không gian làm việc chung còn tạo điều kiện cho việc kết nối và học hỏi từ các nhóm khác . Từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả và chất lượng công việc của dự án.
4. Các lợi ích khi sử dụng không gian làm việc chung
Không phải tự nhiên mà không gian làm việc chung lại được các startup, các công ty vừa và nhỏ ưa chuộng đến vậy. Bởi khi sử dụng Co-working space doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích. Cụ thể như:
4.1. Tiết kiệm chi phí
Bạn sẽ không cần phải tiêu tốn chi phí cho việc thiết kế lại văn phòng mà vẫn có một không gian làm việc thoải mái, tiện nghi, đầy đủ. Bởi khi sử dụng dịch vụ thuê không gian làm việc chung sẽ được cung cấp đầy đủ các tiện ích như: mặt bằng văn phòng, bàn ghế, thiết bị làm việc, lễ tân, hỗ trợ đăng ký kinh doanh, thay đổi đăng ký kinh doanh, wifi, bảo vệ, chỗ giữ xe, lễ tân…
Ngoài ra các công ty cũng sẽ không bị bó buộc bởi những hợp đồng thuê văn phòng dài hạn mà có thể lựa chọn các gói thuê 1 năm, 2 năm… Đây cũng là một trong những điểm khác biệt so với văn phòng truyền thống.
4.2. Cơ hội kết nối lớn hơn
Môi trường làm việc chung là không gian làm việc hướng tới tính cộng đồng, phục vụ những người làm việc tự do, nhân viên và các tổ chức lao động khác nhau. Đó là nơi hội tụ các chuyên gia trong ngành và họ cần trao đổi, tương tác trực tiếp với nhau. Do đó việc làm việc trong một không gian mở sẽ giúp bạn có cơ hội làm quen, mở rộng mối quan hệ. Từ đó gia tăng sự gắn bó và thân thiết hơn.
4.3. Linh hoạt trong việc kinh doanh
Không gian làm việc chung còn mang lại nhiều tiện ích linh hoạt được thể hiện như sau:
- Thanh toán linh hoạt: Thay vì phải cam kết hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn thì không gian chung cho phép doanh nghiệp thanh toán theo thời gian sử dụng thực tế hoặc theo các gói ngắn hạn linh hoạt.
- Địa điểm linh hoạt: Các cá nhân/ doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn không gian làm việc với nhiều vị trí dựa theo nhu cầu của mình.
- Dịch vụ linh hoạt: Các dịch vụ sẽ cung cấp các tiện ích như phòng họp, khu vực tiếp khách, dịch vụ văn phòng hỗ trợ, và thậm chí là các hoạt động mạng lưới và sự kiện. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng các dịch vụ theo yêu cầu nhanh chóng.
- Mở rộng hoặc thu nhỏ dễ dàng: Khi doanh nghiệp phát triển hoặc thu nhỏ, họ có thể dễ dàng điều chỉnh không gian làm việc sao cho phù hợp mà không phải chịu các rủi ro về chi phí.
- Môi trường làm việc đa dạng: Với không gian làm việc chung doanh nghiệp có thể tương tác với nhiều chuyên gia đến từ các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, tạo ra cơ hội học hỏi và hợp tác mới.
4.4. Môi trường thúc đẩy năng suất làm việc
Hầu hết các văn phòng chung hiện nay đều được thiết kế không gian rất thoải mái, không gò bó và đặc biệt là đầy đủ tiện nghi cần thiết phục vụ công việc. Từ đó giúp mọi người trong văn phòng nâng cao tinh thần làm việc, tăng năng suất. Tuy nhiên, nhân viên vẫn cần phải tuân thủ các quy tắc có sẵn trong không gian làm việc chung. Bởi đây là không gian làm việc chung có nhiều doanh nghiệp khác cùng tham gia hoạt động.
4.5. Thúc đẩy sự sáng tạo
Không gian làm việc chung thường mang lại có màu sắc tươi sáng, năng động thúc đẩy động lực sáng tạo của mỗi nhân viên. Sự đa dạng của các địa điểm trong không gian làm việc sẽ giúp bạn phát huy được hết tiềm năng của mình trong công việc. Một số không gian làm việc còn có sân ngoài trời để mọi người làm việc, sáng tạo những ý tưởng mới.
4.6. Tạo dựng lòng tin với khách hàng
Doanh nghiệp kinh doanh nào cũng muốn công ty của mình luôn nhận được sự tin tưởng, yêu thương của khách hàng. Song để thực hiện công việc này thì không dễ dàng một chút nào. Đặc biệt khi phải gặp gỡ nhiều đối tác khách hàng trao đổi thường xuyên. Thay vì lựa chọn họp mặt tại các quán cafe, quán ăn thì Co-working space sẽ khiến công ty trở nên chuyên nghiệp hơn.
Khi sử dụng không gian làm việc chung, bạn sẽ được cung cấp phòng họp sang trọng, hiện đại với đầy đủ các thiết bị hỗ trợ. Hay cũng có thể là các khu tiếp khách riêng biệt giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt, gây dựng niềm tin với đối tác.
4.7. Tiện nghi và không gian thiết kế độc đáo
Không gian trong Co-working space được thiết kế rất đa dạng và nhiều khu vực như khu vực lễ tân, phòng họp, phòng làm việc riêng, không gian sinh hoạt chung…
Và mỗi một khu vực làm việc ấy sẽ được bố trí khác nhau sao cho thoải mái và tiện nghi nhất. Điều này sẽ giúp tăng sự tương tác giữa các nhân viên, thúc đẩy sự sáng tạo và kết nối với khách hàng một cách nhanh chóng.
